Egy jó ütemterv fél siker!
A modern kor elfoglalt emberét, mondhatni napi szinten foglalkoztatja az időgazdálkodás témaköre. Persze nem feltétlenül kell ahhoz megrögzött karrieristának lennünk, hogy megtapasztalhassunk az érzést, miszerint 24 óra túl kevés ahhoz, hogy minden pontot kipipálhassunk a teendőink listájáról. Jelen cikkünkben adunk néhány praktikus tanácsot arra vonatkozóan, hogyan szervezhető meg hatékonyabban a munkanap.
Korlátok között?
Bármennyire is szeretnénk kitolni a határokat, a nap 24 órából áll, tehát ezt az időmennyiséget kell okosan beosztani úgy, hogy valóban mindenre jusson idő, a hatékony munkavégzésen kívül. Lássuk be, ez megfelelő ütemterv nélkül könnyen katasztrófába is torkolhat. Káoszban, a feladatok között ugrálva-kapkodva szinte lehetetlen eredményesnek lenni. Néhány egyszerű és bevált tanácsot megfogadva viszont megteremthetjük azt az optimális nyugalmat és rendszerezettséget a mindennapokban, ami megfelelő környezetet biztosít az effektív munkavégzéséhez.
Tervezés már vasárnap délután? Igen!
A vasárnap többnyire a családé és a pihenésé – mégis, kizárólag csak profitálhatunk, ha aznap egy kis időt a következő hét megszervezésével töltünk gondolatban. Már félórás szervezéssel is sokat áldozhatunk az időgazdálkodás oltárán, hiszen, ha látjuk vázlatosan a következő napjainkat magunk előtt – hová kell mennünk, kikkel kell találkoznunk stb. – rengeteg időt spórolhatunk meg magunknak. A fontosabb teendőket, időpontokat természetesen feljegyezhetjük a naptárban. Apropó, naptár! A népszerű amerikai író és profi időmenedzsment szakértő, Cal Newport tanácsát megfogadva használjuk minél többet a naptárat. Ne csak az elvégezni kívánt teendőket vezessük fel az adott napokra, de az azokra szánt becsült időt is. Így mindig láthatjuk, hol tartunk, illetve mivel vagyunk lemaradva, milyen feladatok kell átütemeznünk.
A „to-do list”, avagy a profi munkaszervezés Alfája és Omegája
Az angol nyelven „to-do list”-ként emlegetett időgazdálkodást segítő roppant praktikus eszköz nem más, mint a teendők listája. A tapasztalat azt mutatja, ha feketén-fehéren látjuk magunk előtt az aznapra betervezett tennivalókat, könnyebben el tudjuk dönteni, mi az, ami valóban fontos és sürgős, illetve melyek azok a teendők, amelyek rugalmasabb határidővel rendelkeznek. Ragadjunk hát tollat és papírt, majd írjuk össze a feladatokat, akár tematikusan csoportosítva!
Időgazdálkodás az Eisenhower-mátrixszal
Gyakran összemossuk a „sürgős” és a „fontos” fogalmak jelentését. A sürgős feladatok, amint azt a nevük is érzékelteti, azonnali figyelmet követelnek a részünkről, prioritást élveznek. Ezzel párhuzamosan a fontos feladatok prioritása is tetemes, a különbség csupán az, hogy ezen teendők határideje akár előnyösebb is lehet. Az Eisenhower-mátrix segítségével a feladatszortírozás egyszerűvé válik! Ezzel az egyszerű módszerrel könnyebben ütemezhetjük be a napjainkat, hiszen az előttünk álló feladatokat azok prioritási foka szerint rangsorolva tisztán látjuk magunk előtt.
Elveszve a részletekben
Az apró, ám annál bosszantóbb teendők sokszor felőrölik az utolsó csepp energiánkat is. Szerencsére a 2 perces szabállyal kiküszöbölhető ez a felettébb kellemetlen szituáció. A David Allen időmenedzsment professzionlista nevéhez fűződő 2 perces szabály egyszerű alapelven működik. Azokat a feladatokat, amelyeknek az elvégzése nem igényel többet a szóban forgó időintervallumnál, ne hallogassuk, hanem azonnal végezzük el! Ide valóban az egyszerű teendők tartoznak: e-mail elküldése, gyors telefonhívás lebonyolítása vagy éppen egy adag mosás elindítása.
Az e-mail megválaszolása
Az elektronikus levelek kezelése a modern ember életének szerves részét képezi. Bizonyos munkakörökben ez tetemes mennyiségű elektronikus levelet takar, amelyek átolvasása, megválaszolása rengeteg időt és energiát emészt fel. Viszont, ha mindig az előre meghatározott időpontban látunk neki a kezelésüknek, nemcsak rendszerességet viszünk a munkanapba, de könnyebben építjük fel az időgazdálkodási stratégiánkat is.
A fókusz fontosságáról
Hatékony módszerként gondolunk rá, holott a valóságban az ellenkezője az igaz. Igen, természetesen a multistaskingról van szó, vagyis a több feladat egyszerre történő elvégzéséről. Azt gondolhatnánk, a multitasking segítségével időt takarítunk meg, holott a fókuszt megosztva, egyszerre több dologra koncentrálva, elveszünk a teendők kavalkádjában. Az „egyszerre egyet” elv mentén haladva, vagyis a feladatokat sorban, egyenként végezzük el, sokkal produktívabbak lehetünk és az agyunkat sem kényszerítjük a fókuszunk, a koncentrációnk folyamatos átkalibrálására.
Plusz bónusz: applikációk, avagy a modern ember „fegyverei”
Végül, de nem utolsósorban említsünk meg néhány profi online applikációt is, amelyek segítségével az időgazdálkodást magasabb szintre emelhetjük. Az egyik legnépszerűbb listakészítő alkalmazással, a Trello-val például könnyen áttekinthetővé varázsoljuk az egész hetet, de a Microsoft To-Do, az Evernote vagy az Asana névre keresztelt applikációkkal is sokat tanulhatunk az időgazdálkodás kimaxolásáról.